Uniposの業務を引き継ぐ際に必要なことは？

理想の組織状態・Uniposの導入目的の共有

引き継ぎを行う際は、Uniposの導入目的や目指したい理想の組織状態を後継者に共有しましょう。これによってUniposを運営していく上での目的が明確になり、今後一貫性を持って活動しやすくなります。

Unipos導入時にプロジェクトマネジメントシートを記載したという場合はその内容を共有しましょう。

記載していない場合は下記の項目に整理し直して共有すると良いです。

プロジェクトマネジメントシートのフォーマットこちら。
※PDFファイルを開きます。

運営として役割の共有

定期的な振り返りと利用活性施策

運営は定期的な振り返りを主導する役割を担っているということを共有しましょう。
理想の組織実現のためには従業員メンバーにUniposを継続的に活用してもらい、意識改革をすることが大切です。

そこで定期的な振り返りをおこなうことで、理想の組織実現に向けた活用への改善点を発見し、継続的な運用につなげることができます。
そのためUniposの運営を担当する管理者の役割の内の一つです。

アナリティクスを活用すると、より正確に利用状況を把握することができます。
アナリティクスを活用する方法はこちらの記事をご参考ください。
※「Uniposの指標を元に運用改善を進める6つのStep」のページに遷移します。

利用状況によっては活性化のための施策を実施する必要があり、正確に利用状況を把握することで、効果的な利用活性施策を考える上でも役立ちます。

導入目的の周知や情報共有

Uniposをうまく活用してもらうためには、導入目的に合った使い方を従業員メンバー自身が認識している事が重要です。
そのため、運営は定期的な情報共有・利用活性施策を行う役割であることを共有しましょう。

みなさん、最初はしっかりと導入目的を理解していたとしても、意識し続けるということはなかなかできないため、時間が経つとどうしても忘れてしまうのではないでしょうか？
そこで再び認識してもらうために、導入目的を積極的に再発信していくことも運営の役割です。

Uniposを通して目指したい状態を、全社会議やUniposに関するアナウンスを行う機会を利用して周知し、活用の意義を社内に発信し続ける役割も大切であるということを共有しましょう。

他にも、新メンバーが加入した際は、Uniposの使用方法だけでなく、導入した目的やUniposの利用によるメリットなどを伝えることが必要です。
そうすることで、新メンバーでも、なんのためにUniposを利用するのかということを理解することができ、納得感を持って自発的に活用してもらえるようになります。

① 管理者権限の譲渡

管理者権限を持つと、運営に必要な機能や現状を把握するためのアナリティクスを確認できるようになります。
引き継ぎに際して管理者権限を付与しましょう。

・管理者権限付与の詳細はこちら。
　※弊社のヘルプページに遷移します。

・管理者権限の付与はこちらから。
　※管理者権限をお持ちの方がログインした状態でご利用ください。

② 部署情報の最新管理

部署の情報を最新に保つことで、アナリティクスを活用した分析を行う際に、正確な部署ごとのデータを把握することができます。定期的に更新するということを伝えましょう。

・部署情報の新規登録方法はこちら。
　※弊社のヘルプページに遷移します。

・部署情報の変更方法はこちら。
　※弊社のヘルプページに遷移します。

・部署情報の新規登録や編集はこちらから。
　※管理者権限をお持ちの方がログインした状態でご利用ください。

③ 新メンバー加入時のオンボーディング

メンバーが増えた際に、ただアカウントを付与するだけでなく、オリエンテーションを実施してもらうと、より活用してもらいやすくなります。

Uniposを導入した目的や、どういった場面で使用してほしいのかをしっかりと伝えてもらいましょう。

その際にはUniposの機能の一つである「はじめにページ」を活用すると、最初にUniposを使用する際に導入目的や理想の組織をアピールすることができます。

・「はじめにページ」の詳細はこちら。
　※弊社のヘルプページに遷移します。

・「はじめにページ」の編集はこちらから。
　※管理者権限をお持ちの方がログインした状態でご利用ください。

④ メールやベル通知などの情報のキャッチアップ

当社から配信されるメールやベル通知では、新機能やメンテナンスのお知らせをお届けしています。新しく便利な機能が使用できるようになったり、メンテナンスによって一時的にUniposを利用できなくなるお知らせであったりと、大切な内容となっていますので、従業員メンバーに周知するよう共有しましょう。

またメールでは、運営の方に向けて利用活性につながる施策や、弊社で運営しているウェビナーに関するお知らせを送信しています。

Uniposの利用活性はもちろん、組織の文化醸成に関する示唆を得られるコンテンツもご用意しています。適宜活用してもらうように促しましょう。